Toute l’activité du traiteur dans un seul logiciel

La plupart des entreprises de traiteur travaillent avec plusieurs outils empilés au fil du temps : une messagerie pour les demandes, un tableur pour les chiffrages, un agenda pour les dates et un logiciel de facturation séparé. Chaque outil pris isolément fonctionne. Le problème vient des passages de l’un à l’autre : c’est là que se perdent une modification du nombre de convives, un accord obtenu par téléphone ou une relance de devis.

Cette dispersion a un coût mesurable. La recherche d’information se répète plusieurs fois par jour, les erreurs de recopie se traduisent en marge perdue lorsqu’un devis est facturé au mauvais montant, et aucune vue d’ensemble n’existe : impossible de dire rapidement combien de prestations sont confirmées le mois prochain, ni quel encours reste à encaisser.

Dans Planoya, tout part de la prestation. Une demande entrante devient un événement daté auquel se rattachent le client, le lieu, le nombre de convives, le devis et les documents échangés. Rien n’est à recopier ailleurs : l’information saisie une fois suit la prestation jusqu’à la facture.

Cette lecture d’ensemble sécurise les engagements pris. Avant de confirmer une date, vous voyez ce qui est déjà positionné ce jour-là, ce qui reste en attente de réponse client et le volume total à produire sur la semaine — de quoi répondre vite sans surcharger l’équipe.

L’administratif d’un traiteur tient en quelques gestes qui reviennent sans cesse : envoyer une proposition, relancer un client qui n’a pas répondu, éditer la facture d’acompte, encaisser le solde après la prestation. Pris isolément chacun est court, mais leur dispersion sur la semaine crée la sensation de ne jamais en voir le bout.

Planoya regroupe ces actions dans une même liste de ce qui reste à traiter, triée par urgence. Vous traitez l’administratif en une session courte plutôt qu’en continu, et vous savez à tout moment ce qui a été envoyé, ce qui attend une réponse et ce qui reste à encaisser.

Une activité de traiteur repose largement sur la fidélité et la recommandation : entreprises, agences événementielles, collectivités ou particuliers reviennent d’une année sur l’autre. Encore faut-il retrouver ce qui a été servi, à quel prix, et ce que le client avait apprécié.

La fiche client conserve les coordonnées, l’historique des prestations et les montants facturés. Préparer une nouvelle proposition consiste alors à partir de l’existant plutôt que d’une page blanche.

Le catalogue d’articles est facultatif. Vous pouvez saisir vos devis librement, puis enregistrer les plats, forfaits et prestations qui reviennent souvent : chacun porte son prix de vente et son coût, et une mise à jour se répercute sur les chiffrages suivants. Beaucoup d’utilisateurs commencent avec une poignée d’articles et enrichissent leur catalogue au fil des mois.

Le chiffre d’affaires seul est trompeur en restauration événementielle. Une saison chargée peut se terminer avec une trésorerie tendue si les prestations à faible marge ont mobilisé trop de personnel et de logistique.

Planoya calcule la marge au niveau de la prestation, à partir du prix de vente et des coûts renseignés. En comparant les prestations entre elles, vous identifiez les formules à pousser commercialement et celles dont le tarif doit être révisé — en continu, et non une fois par an au moment du bilan.

Changer d’organisation en pleine saison inquiète, à juste titre. L’approche est donc simple : traitez vos nouvelles demandes dans Planoya et laissez les affaires en cours sur votre méthode actuelle. En deux à trois semaines, la bascule se fait d’elle-même, sans journée d’arrêt ni reprise massive de données.

L’essai gratuit de 7 jours, sans carte bancaire, suffit pour tester ce fonctionnement sur des demandes réelles. L’abonnement unique à 69 € par mois donne ensuite accès à l’ensemble des modules, sans option à ajouter.